Projektmanagement
Was ist Projektmanagement?
Um zu verstehen, was Projektmanagement ist, ist es wichtig die Kriterien eines Projektes zu kennen: Ein Projekt ist einmalig, hat eine klare Zielvorgabe und hat begrenzte Ressourcen. Diese Ressourcen umfassen sowohl Zeit, Personal, als auch Finanzen. Des Weiteren hat ein Projekt komplex und Fachübergreifend zu sein. Ausserdem sollte ein Projekt auch Teamarbeit sein.
Projekte können durch zwei Arten von Faktoren ausgelöst werden: Innere Faktoren und Äussere Faktoren.
Bei Innerenfaktoren handelt es sich um firmeninterne Beweggründe. Beispielsweise sollen Kosten gespart werden, man möchste Konkurrenzfähig bleiben oder man möchte etwas Neuartiges auf den Markt bringen. Von Aussen getriebene Auslöser wären beispielsweise spezielle Kundenaufträge, wenn Systeme veraltet sind und nicht mehr unterstützt werden oder, ein wichtiger äusserer Antrieb: die Gesetzeslage wird gändert. Dann müssen Technologien oder auch Prozesse angepasst werden. Hierfür eignen sich Projekte gut.
In einem Projekt werden Prioritäten gesetzt. Es werden Ziele definiert und Ressource gesetzt ausserdem muss die Gesetzeslage beachtet werden und die Kundenzufriedenheit gewährleistet sein.
Um ein Projekt zu realisieren folgt man sogenannten Vorgehensmodellen.
In jedem Vorgehensmodell sind Arbeitspakete gefordert. Das heisst, dass ein Projekt nicht als ganzes angegangen werden kann. Es muss in kleinere Teile zerlegt werden. Diese Teile nennen sich dann Arbeitspakete. Diese Arbeitspakete sollten nach einer Struktur erstellt werden. Prinzipiell gibt es zwei Strukturen zu unterscheiden: die objektorientierte Struktur und die funktionsorientierte Struktur.
Der Unterschied der beiden liegt darin, dass eine objektorientierte Struktur die Objekte im Fokus hat und die funtkionsorientierte Struktur sich an einer Tätigkeit orientiert. Beide Strukturen können aber auch kombiniert verwendet werden.
Zurück zu den Arbeitspaketen. Arbeitspakete bestehen in einer Abhängikeit zueinander und können in einem Projektstrukturplan visualisiert werden, falls nicht Scrum verwendet wird. Sie besitzen eine klare “Definition of Done” d.h. entweder sind sie gemacht, oder nicht. Des Weiteren beschreiben sie nur eine Aufgabe. Ist ein “und” im Arbeitspaket vorhanden, dann ist es in mindestens zwei Arbeitspakete zerlegbar.
Da nun die Arbeitspakete definiert worden sind folgt jetzt die Rollenzuteilung im Projekt. In einem Projekt hat jeder seine eigene Verantwortlichkeit. Es können aber auch mehrere Verantwortlichkeiten auf eine Person übertragen werden. So kann der Antragssteller gleichzeitig Projektleiter, oder der Projektleiter Teil des Bewilligungsgremium sein.
Da Aussnahmen die Regel bestätigen ist hier zu erwähnen, dass Scrum dies nicht zulässt: Hier gibt es einen Scrum-Master der neutral sein muss und es gilt grundsätzlich Mehrfachbesetzungen zu vemeiden um auch mögliche Interessenskonflikte zu vermeiden. Es geht also um eine Art Gewaltenteilung.
Egal welches Vorgehensmodell verwendet wird, es sollte immer dem Kongruenzprinzip gefolgt werden: Dieses besagt, dass Mitarbeitenden nur entsprechend den ihnen übertragenen Kompetenzen verantwortlich gemacht werden können. Dieser Punkt wurde übrigens bereits in den Handlungskompetenzen angesprochen.
Um noch einmal auf die Rollen in einem Projekt zu sprechen zu kommen: Generell gibt es Antragssteller, Auftraggeber, Bewilligungsgremien, Entscheidungsgremien, Projektleiter und Projektmitarbeiter. Auch hier tanzt Scrum ein wenig aus der Reihe, hier gibt es den Scrum-Master, den Product Owner, die Stakeholder und das Entwicklerteam.
Bei beiden gibt es jedoch noch optionale Rollen, wie beispielsweise Fachbeauftragte oder die Geschäftsleitung.
Die Rollen in einem Projekt sind meistens klar definiert: Der Antragssteller seinen Antrag und ist danach nicht mehr von Nöten. Das Bewilligungsgremium entscheidet welche Projekte ausgeführt werden und wie dessen Bestimmungen lauten. Seine Verantwortung liegt darin mögliche Konflikte unter Projekten zu vermeiden und eine strategische Ausrichtung der Projekte sicher zu stellen. Das Bewilligungsgremium kann Projekte und Budgets freigeben. Der Auftraggeber beschreibt das Projekt und übernimmt dessen Kosten. Dafür ist er meist ein Mitglied des Entscheidungsgremiums. Das Entscheidungsgremium kümmert sich um die Organisation des Ganzen. Es kann über die Durchführung des Projektes entscheiden, prioritäten setzen und Änderungsanträge und Kosten freigeben. Es ist folglich verantwortlich für die ausführung des Projektes und dessen Ressourcen. Der Projektleiter Definiert und Initialisiert das Projekt mit dem Entscheidungsgremium, dem Auftraggeber und den Projektmitarbeitern. Er kann Aufgaben deligiertn, hat die Kontrolle über die Aufgaben und verwaltet die Ressourcen. Er sorgt dafür, dass die Ziele des Auftraggebers erreicht werden.
Last but no least: Der Projektmitarbeiter er ist das Zahnrad, dass die Maschine zum Laufen bringt. Er führt Arbeitspakete aus und arbeitet Lösungen aus. Er hat dies selbstständig zu tun.
Die Optionalen Rollen steuern weitere Fachexpertise bei, sind aber nicht immer vorhanden, daher der Name optionale Rolle.
Es ist ersichtlich, dass es viele Rollen in einem Projekt gibt. Daher müssen Entscheidungen getroffen werden. Dies erfolgt oft über das Mehrheitsprinzip. Generell gilt es aber eine systematische Gegenüberstellung der Vorschläge zu machen um eine validierte Entscheidung treffen zu können.
Trotz der ganzen Planung scheitern am Ende dennoch viele Projekte. Das liegt daran, dass Ressourcen fehlen, die Kommunikation ungenügend war, das Zeitmanagement nicht eingehalten wurde oder schlicht das Wissen fehlt. Es kann aber auch das falsche Vorgehensmodell verwendet worden sein. Es zeigt sich, dass agile Methoden eine deutlich höhere Wahrscheinlichkeit haben zu gelingen.
Es ist wichtig zu erkennen, wann ein Projekt sinnig ist, aber auch, wenn es gelaufen ist. Daher ist es gut, dass so viele Personen daran beteiligt sind und versuchen etwas zu realisieren, was es so noch nie zuvor gab.
Praxistransfer
Wir haben bei uns an der Roche viele Projekte an denen gearbeitet wird. Ich selbst arbeite zur Zeit an einem Projekt. In diesem Projekt geht es darum den Videoraum in Kaiseraugst zum Laufen zu bringen und den Dienst attraktiv zu gestalten. Es ist mein eigenes kleines Projekt. Mein Ausbildungsleiter war der Antraggsteller und Auftraggeber. Er hat mir gesagt was er möchte. Nebenbei repräsentiert er aber auch alle Gremien, das er die Entscheidungsmacht hat. Ich bin sowohl Projektleiterin, da ich die Verantwortung und einen Grossteil der Entscheidungsgewalt trage, als auch Projektmitarbeiterin, da ich mich um fast alles kümmere. Allerdings habe ich noch andere Projektmitarbeiter wie unsere Praktikantin oder auch unsere Mediamatiker. Denn sie helfen mir Inventarlisten zu schreiben und haben sogar eine Webseite aufgesetzt. Wir arbeiten alle gemeinsam daran, den Raum ans Laufen und organisiert zu bekommen. Sogar unsere Social Media Abteilung ist stückweit involviert. Das ganze ist also fachübergreifend. Die Arbeitspakete sind auch relativ klar und bilden sich auch permanent neu. Dadurch, dass das Ziel klar ist, die Zwischenschritte aber etwas variieren ist das Projetk nicht statisch, sondern eher agil. Das macht es aber angenehmer damit zu arbeiten. Übrigens ist mein Ausbildungsleiter in diesem Projekt auch der Kunde, da er den Raum für unsere Mediamatiker nutzbar haben möchte.
Reflexion
Projektmanagement ist Facettenreich und hat viele Unterteilungen. Es war spannend zu sehen, was an einem Projekt dran hängt und wie viele Personen tatsächlich beteiligt sein können. Im Kontext meines eigenen kleinen Projektes war es spannend aktiv zu sehen, welche Rollen wie bekleidet sind, und dass ein kleiner und unbedeutender Lehrling wie ich eigentlich schon eine kleine Führungsrolle bekommen hat. Das war mir so nicht bewusst. Der Begriff Arbeitspaket war mir zunächst neu und und auch die Unterteilung in objekt- und funktionsorientierten Strategien. Das macht allerdings im Nachhinein viel Sinn, da man ständig mit Objekten und Funktionen arbeitet. Nicht zuletzt im Progarmmieren. Ich fand es sehr aufschlussreich ein Projekt in diesem Masse aufgedröselt zu sehen. Ich denke in Zukunft wird es mir helfen hirarchische und funktionale Strukuren in Projekten besser zu erkennen und mit ihnen arbeiten zu können.